Versie 1-1-2019

Werkingsgebied

Artikel 1

 Dit reglement is van toepassing op:

• Werknemers met een vast of tijdelijk dienstverband;
• Stagiaires;
• Uitzendkrachten;
• Vrijwilligers.

Begripsomschrijvingen

Artikel 2

In dit reglement wordt verstaan onder:

Klacht:
Elk schriftelijk tot uitdrukking gebracht gevoel van onvrede of gegriefdheid dat zich richt op een door Stek jegens de klager genomen beslissing, dan wel verrichte handeling of bejegening, alsmede over het uitblijven van een dergelijke beslissing of handeling, waardoor klager meent in zijn gerechtvaardigde belangen ten aanzien van de arbeidssituatie te zijn geschaad.
Een situatie, gebeurtenis, bejegening of een bij Stek bestaande gewoonte, die klager persoonlijk in zijn positie van medewerker, uitzendkracht of stagiaire betreft en voor hem persoonlijk een probleem vormt.
Uitgezonderd zijn klachten die betrekking hebben op gedrags- en belevingsfactoren, waarvoor een afzonderlijk protocol (on)gewenste omgangsvormen van kracht is.

Klager:
De persoon, bedoeld in artikel 1 van dit reglement, die een klacht indient bij de klachtcommissie.

Vertrouwenspersoon:
De persoon bedoeld in artikel 3, van dit reglement, dan wel de door klager gekozen bij Stek werkzame persoon, die klager in eerste aanleg aanhoort in zijn klacht, klager helpt een oplossing te vinden voor zijn klacht, en voor klager optreedt als woordvoerder of deskundige in de procedure ingevolge de bepalingen van dit reglement.

Klachtcommissie:
De commissie die is ingesteld overeenkomstig artikel 4 van dit reglement. 

De vertrouwenspersoon

Artikel 3

1. De directeur van Stek stelt één medewerker aan als vaste vertrouwenspersoon. (contactgegevens)

2. De vertrouwenspersoon wordt voor een periode van twee jaar benoemd door de directeur van Stek op voordracht van de OR. Wordt door de OR geen voordracht gedaan, dan zal de directeur van Stek een vertrouwenspersoon benoemen.

3. Een medewerker die optreedt namens Stek is niet benoembaar tot vertrouwenspersoon.

4. Na afloop van de benoemingstermijn is de vertrouwenspersoon terstond herbenoembaar.

5. De vertrouwenspersoon heeft tot taak:
   1. de klager te horen in zijn klacht;
   2. zo mogelijk proberen te komen tot een oplossing van de klacht, zonder dat de formele klachtprocedure wordt gevolgd;
   3. klager te helpen bij het verwoorden van zijn klacht;
   4. klager bij te staan in de klachtprocedure.

Klachtcommissie

Artikel 4

1. De directeur van Stek stelt een klachtcommissie in bestaande uit drie leden. (contactgegevens)

2. De klachtcommissie bestaat uit:
   1. een lid benoemd door de OR;
   2. een lid benoemd door de directeur van Stek;
   3. een vrijwilliger benoemd als lid door de beide leden genoemd onder a en b op voordracht van de OR en de directeur van Stek.

3. Medewerkers, die optreden namens de directeur van Stek, kunnen geen deel uitmaken van de klachtcommissie.

4. De leden van de klachtcommissie treden na drie jaar af, volgens een door de commissie op te stellen rooster van aftreden. Zij zijn terstond herbenoembaar.

5. De klachtcommissie wijst uit haar midden een voorzitter en secretaris aan. 

6. De klachtcommissie heeft tot taak:
   1. het in ontvangst nemen van schriftelijke klachten;
   2. het inwinnen van alle informatie, die noodzakelijk is voor een correcte afhandeling van de klacht;
   3. het beoordelen van de ontvankelijkheid van de klacht;
   4. het horen van klager, de eventuele vertrouwenspersoon en de betrokken functionarissen, ter toelichting op de klacht;
   5. het schriftelijk adviseren omtrent de klacht aan de directeur van Stek;
   6. het eenmaal per jaar opstellen van een verslag in algemene termen van haar werkzaamheden en bevindingen, uit te brengen aan de directeur van Stek en de OR.

Artikel 5

Leden van de klachtcommissie onthouden zich van persoonlijk contact met de bij de klacht betrokken personen over het onderwerp van de klacht.

Artikel 6

De zittingen van de klachtcommissie zijn niet openbaar.

Procedure voor behandeling van de klacht

Artikel 7

1. Alvorens een klacht in te dienen, dient deze door klager te worden besproken met zijn directe leidinggevende, of met degenen die de bestreden beslissing, handeling of bejegening heeft genomen, verricht, uitgesproken of geweigerd, teneinde te pogen daardoor de klacht tot een oplossing te brengen. Klager kan zich hierbij laten bijstaan door de vertrouwenspersoon.

2. Klager dient zijn klacht uitsluitend schriftelijk in bij de secretaris van de klachtcommissie, binnen een termijn van vier weken na de bespreking in voorgaand lid, of het ontstaan van de klacht. De klacht dient duidelijk omschreven te zijn en te zijn voorzien van een motivering en datum van indiening. Eventuele op de klacht betrekking hebbende stukken dienen (in kopie) te worden bijgevoegd.

3. Indien klager de klacht niet heeft besproken zoals bepaald in voorgaand lid 1, dan dient de reden daarvoor te zijn vermeld in de klacht.

4. Binnen één week na ontvangst van de klacht zendt de secretaris van de klachtcommissie een bericht van ontvangst aan de klager. Een afschrift daarvan wordt gezonden aan het desbetreffende orgaan waarbij de aard van de klacht in algemene bewoordingen wordt aangegeven.

5. Binnen drie weken na ontvangst van de klacht beoordeelt de klachtcommissie de ontvankelijkheid van de klacht. Indien de klacht niet ontvankelijk is, wordt dit zo spoedig mogelijk, met redenen omkleed, schriftelijk meegedeeld aan klager en desbetreffend orgaan.

6. Indien de klacht ontvankelijk is, worden klager en eventuele vertrouwenspersoon en de verantwoordelijke functionaris(sen) gehoord door de commissie in haar geheel, dan wel door een delegatie daaruit. Van het besprokene wordt een rapportage gemaakt.

7. De klachtcommissie kan deskundigen raadplegen.

8. Tenzij tijdens de behandeling van de klacht een oplossing wordt bereikt, die er toe leidt dat klager zijn klacht intrekt, stelt de klachtcommissie uiterlijk binnen acht weken na ontvangst van de klacht schriftelijk een gemotiveerd advies op. Daarbij wordt aangegeven of het advies al dan niet unaniem is.

9. Indien de klacht gegrond wordt geacht kan de klachtcommissie maatregelen adviseren die naar haar inzicht door de directeur van Stek moeten worden getroffen.

10. De secretaris van de klachtcommissie zendt het advies aan de directeur van Stek, in afschrift aan klager

11. De klachtcommissie kan besluiten dat haar advies, met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 10 en 11, onder de aandacht wordt gebracht van alle medewerkers indien naar haar oordeel met de kennisneming van dit advies in bredere kring een redelijk belang is gediend.

12. Indien het advies niet binnen acht weken na ontvangst van de klacht kan worden opgesteld, ontvangen klager en de directeur van Stek daarvan schriftelijk bericht, onder opgave van redenen.

Beslissing

Artikel 8

1. De directeur van Stek neemt binnen vier weken na ontvangst van het advies een beslissing inzake de klacht.

2. De directeur van Stek volgt in principe in zijn beslissing het advies van de klachtcommissie.

3. De beslissing wordt tezamen met de daaraan ten grondslag liggende motivering schriftelijk aan klager in afschrift aan de klachtcommissie en vertrouwenspersoon, ter kennis gebracht.

4. Indien de directeur van Stek in zijn beslissing is afgeweken van het advies van de klachtcommissie, dan worden de redenen daarvoor bij de motivering betrokken.

5. Indien de beslissing niet binnen vier weken na ontvangst van het advies kan worden genomen, ontvangt klager, in afschrift aan klachtcommissie, daarvan schriftelijk bericht onder opgave van redenen.

Artikel 9

Klachten komen niet voor behandeling overeenkomstig dit reglement in aanmerking indien:

1. de klacht niet is ingediend binnen de termijn van vier weken genoemd in artikel 7 lid 2 tenzij klager aannemelijk maakt dat overschrijding van de termijn is veroorzaakt door omstandigheden buiten zijn schuld of invloed;
2. de klacht (mede) namens anderen is ingediend;
3. de klacht betrekking heeft op een onderwerp dat behoort tot de verantwoordelijkheid van de OR of het georganiseerd overleg;
4. de klager in zijn verhouding tot de directeur van Stek geen belang heeft bij de uitkomst van de behandeling van de klacht, bijvoorbeeld indien de beslissing door een andere rechtspersoon (pensioenfonds, bedrijfsvereniging etc.) dan de directeur van Stek moet worden genomen;
5. terzake een gerechtelijke procedure loopt c.q. is afgesloten;
6. de klacht reeds eerder behandeld door de klachtcommissie, tenzij sprake is van een nieuw feit of nieuwe feiten;
7. ontslag is aangezegd en/of een ontslagvergunning is aangevraagd bij het CWI, klager is geschorst overeenkomstig artikel 22 van de arbeidsvoorwaardenregeling van de PKN en de klacht daarop betrekking heeft;
8. de klacht naar het oordeel van de klachtcommissie, zonder gegronde reden niet eerst is voorgelegd aan de direct leidinggevende;
9. de klacht anoniem is ingediend.

Bescherming

Artikel 10

1. Een ieder die op enigerlei wijze is betrokken bij de behandeling van een klacht, ingevolge dit reglement is verplicht tot geheimhouding van alle gegevens, waarvan hij in dit verband kennis neemt.

2. In de verslaglegging van haar werkzaamheden en bevindingen overeenkomstig het bepaalde in artikel 4 lid 6f, van dit reglement, noemt de klachtcommissie geen namen. Ook overigens wordt getracht te voorkomen dat vermoedens omtrent de identiteit van klager kunnen ontstaan.

3. De secretaris van de klachtcommissie treft maatregelen voor vertrouwelijke bewaring van de dossiers van de klachtcommissie.

4. Tenzij klager daarom schriftelijk verzoekt, worden gegevens die betrekking hebben op een klacht niet in het personeelsdossier van klager opgenomen, voor zover dit aanwezig is.

Positie medewerker

Artikel 11

1. De directeur van Stek draagt er zorg voor dat klager, vertrouwenspersoon, leden van de klachtcommissie en eventueel andere medewerkers of personen bedoeld in artikel 1 van dit reglement, hierdoor niet worden benadeeld in hun positie in de organisatie.

2. Indien iemand van mening is dat een dergelijke benadeling plaatsvindt, kan hij dit in vertrouwen melden bij de voorzitter of secretaris van de klachtcommissie.

3. Van klager, vertrouwenspersoon, leden van de klachtcommissie en eventueel andere medewerkers of personen bedoeld in artikel 1 van dit reglement kan de overeenkomst met Stek niet worden beëindigd door Stek om redenen die samenhangen met het behandelen van een individuele klacht zoals verwoord in dit reglement.

Verschoning

Artikel 12

Indien een lid van de klachtcommissie persoonlijk bij de klacht betrokken is, dan wel zich daarbij indirect betrokken acht, zal hij niet deelnemen aan de afhandeling van de klacht.

Bijzondere en slotbepalingen

Artikel 13

1. Dit artikel laat onverlet de mogelijkheden tot het volgen van een gerechtelijke procedure.

2. Het indienen van een klacht heeft ten aanzien van de bestreden beslissing of handeling in beginsel geen terugwerkende kracht. Indien de klager bij het indienen van de klacht duidelijk gemotiveerd om opschortende werking verzoekt, kan de klachtcommissie de directeur van Stek adviseren de bestreden beslissing of handeling op te schorten, mits naar haar mening daarvoor gegronde redenen aanwezig zijn en de omstandigheden opschorting toelaten.

3. De directeur van Stek, gehoord het advies van de klachtcommissie, bepaalt bij zijn beslissing waarbij een bestreden beslissing wordt vernietigd, of deze beslissing wordt vernietigd, of deze beslissing al dan niet terugwerkende kracht heeft. In geval terugwerkende kracht wordt verleend aan de beslissing, worden de reeds ingetreden gevolgen van de vernietigde beslissing, voor zover zulks mogelijk is ongedaan gemaakt.

4. De klachtcommissie beslist in zaken, waarin dit reglement niet voorziet, zo nodig of gewenst na het inwinnen van advies van deskundigen.

 

Contactgegevens

Stek (algemeen): info@stekdenhaag.nl, 070-3181616

Vertrouwenspersoon: klik hier

Klachtcommissie: klachtcommissie@stekdenhaag.nl